Los procesos de la organización, son activos capitalizables, es decir forman parte del capital de conocimiento de la empresa o empresas participantes en el desarrollo de la obra y que pueden usarse para influir en el éxito de la misma. Estos activos de procesos son: planes, políticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales. Los activos de procesos también abarcan las bases de conocimiento de la organización, como las lecciones aprendidas y la información histórica.
Un proceso es entonces, un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen.
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:
- seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto,
- utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos,
- cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados, y
- equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.
Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos.
Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso.
Un procedimiento en cambio, es una secuencia de pasos, lógicos a seguir para el desarrollo de una actividad, descritos mediante la redacción descriptiva de cada paso y sus referencias.
Los procedimientos se caracterizan, por establecer de forma extrínseca los recursos y los pasos que deben ejecutarse para el logro de la actividad, su relación con normas y leyes, así como con otras actividades afines.
Tener procedimientos establecidos nos permiten:
1) uniformizan los resultados del trabajo.
2) facilita que los nuevos elementos se integren al proceso productivo.
3) determina la forma más óptima de hacer el trabajo.
4) reduce los retrasos por ausencia del personal encargado.
Es importante considerar, antes de formular un procedimiento en forma definitiva aspectos como:
1) legislación aplicable.
2) normatividad aplicable.
3) análisis de optimización de la secuencia de pasos.
La información para elaborar el procedimiento se obtiene principalmente de la experiencia y normas y leyes aplicables, sin embargo también es posible encontrarlos bibliográficamente en manuales y textos referentes a la materia del proyecto.
La información mínima necesaria para formular un procedimiento es:
1) conocimiento experimental y/o teórica de la actividad.
2) relación analítica de los pasos.
3) análisis de optimización de pasos.
4) leyes y normas aplicables.
5) establecimiento de parámetros, métodos de cálculo y análisis.
6) formulación de especificaciones.
7) vínculos y ligas con otras actividades.
Reglas a observar en la elaboración de un procedimiento son:
1) debe expresarse en un lenguaje sencillo y adoc a la idiosincrasia de los usuarios.
2) debe ser clara y sin ambigüedades.
3) debe relacionarse los recursos que se requieren en el desarrollo de la actividad.
4) debe existir congruencia secuencial de actividades.
5) cuando así se requiera, deberán contener reglas y políticas que restrinjan o faciliten la toma de decisiones.
Metodológicamente la secuencia para elaborar un procedimiento
Primero.- elaborar una lista pormenorizada de los pasos a seguir, basado en la experiencia.
Segundo.- analizar si es posible optimizar algunos pasos.
Tercero.- determinar las normas y leyes que deben aplicarse.
Cuarto.- establecer las reglas y políticas regulatorias que sujeten a los procedimientos dentro del ámbito normativo.
Quinto.- establecer una secuencia lógica de desarrollo de las actividades y uso de recursos.
Sexto.- redactar lo anterior, de forma clara y sencilla, adoc a la idiosincrasia de usuario del procedimiento.
La falta de procedimientos, dan mucha libertad para que los procesos se sujeten a la experiencia de los trabajadores, y como hemos antes expresado la experiencia sin método ni comprobación es superfluamente subjetiva, que trae como consecuencia calidades inapropiadas o no uniformes. Y con esta falta, los tiempos de desarrollo se sujetan a las pericias que adquirió cada trabajador y a la forma no necesariamente óptima de hacer las cosas.
______________________________
ESTE MATERIAL FUE DESARROLLADO POR EL ING. JUAN ALBERTO SANCHEZ HERNANDEZ, COMO PARTE MATERIAL DE APOYO AL CURSO “GESTION DE OBRAS VIALES” EN MARZO DEL 2014, SU DERECHO AUTORAL RESIDE EN LOS ALCANCES DE SU CEDULA PROFESIONAL 2277945 COMO INGENIERO CIVIL Y SUS ESTUDIOS DE MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE LA CONSTRUCCION.
NO DEBERÁ SER REPRODUCIDO SIN AUTORIZACION EXPRESA DEL AUTOR.
MEXICO 2014.